În 2025, companiile din România sunt (sau ar trebui să fie) mai conștiente ca niciodată de nevoia de a-și optimiza operațiunile. Iar achizițiile – fie că vorbim de materii prime, echipamente, consumabile sau servicii – reprezintă unul dintre cele mai mari centre de cost și, în același timp, una dintre cele mai mari oportunități de eficientizare.
Un sistem digital de achiziții (procurement) nu doar simplifică lucrurile. El oferă vizibilitate, control, trasabilitate și putere de negociere.
Ce este un software de achiziții?
Un sistem de achiziții (procurement software) este o platformă digitală care ajută companiile să gestioneze întregul flux de aprovizionare:
- Cereri de ofertă (RFQ)
- Recepția comenzilor interne
- Compararea furnizorilor
- Emiterea comenzilor de achiziție
- Semnarea contractelor
- Confirmarea livrării
- Raportare și analiză
🔗 Vezi cum UP2DATE dezvoltă soluții software de procurement personalizate
De ce este vitală digitalizarea procesului de achiziții?
Conform McKinsey, organizațiile care investesc în digitalizarea achizițiilor înregistrează:
- până la 80% automatizare a fluxurilor repetitive
- 20–30% reducere a costurilor operaționale
- și o creștere a conformității cu politicile interne de până la 60%
În România, provocările principale includ:
- Lipsa trasabilității comenzilor
- Lipsa unui istoric centralizat pe furnizor
- Achiziții neplanificate, scumpe și adesea neconforme
Beneficiile unui sistem modern de Procurement
📑 Control complet asupra bugetului
🔁 Fluxuri automate de aprobare și validare
🔐 Trasabilitate și auditabilitate completă
🧠 Sugestii de achiziție bazate pe istoric și AI
⏳ Reducerea duratei ciclului de achiziție cu până la 60%
🤝 Negociere mai bună cu furnizorii prin centralizare
Integrarea AI și RPA în procurement
Un software de achiziții nu funcționează izolat. El se conectează la:
- ERP pentru actualizarea stocurilor și contabilitate
- CRM pentru achiziții în funcție de clienți sau proiecte
- RPA pentru automatizarea comenzilor recurente
- AI (inclusiv Agentic AI) pentru recomandări proactive și predicție
Exemplu:
Un agent AI poate analiza comenzile recurente, disponibilitatea furnizorilor, termenele de plată și poate propune în mod autonom comenzi sau renegocieri. Acest tip de „agent digital” intră în sfera Agentic AI, unde automatizarea devine proactivă, nu doar reactivă.
Studii de caz relevante
🏗️ 1. Industria construcțiilor – gestiunea furnizorilor și comenzilor pe șantier
Provocare: comenzi telefonice, fără trasabilitate
Soluție: sistem Procurement cu RFQ-uri centralizate și aprobare automată
Rezultat:
- 30% reducere a comenzilor urgente
- Economii de 15% pe materiale în 6 luni
🏦 2. Industria bancară – digitalizarea achizițiilor indirecte
Provocare: lipsă de control bugetar și întârziere în aprobare
Soluție: platformă cu fluxuri automate și integrare cu ERP
Rezultat:
- reducere timp de aprobare de la 8 zile la 1
- 97% conformitate cu bugetele planificate
🛍️ 3. Retail – consolidarea comenzilor din rețea
Provocare: comenzi separate din 120 magazine, fără vizibilitate
Soluție: aplicație unică pentru comenzi, consolidare centrală
Rezultat:
- 20% economie pe transport
- mai bună negociere a discounturilor
Cum alegi soluția potrivită?
📌 Definește clar cine achiziționează și ce
📌 Stabilește bugetele și limitele per departament
📌 Caută integrare cu ERP, CRM, eSign
📌 Prioritizează ușurința în utilizare
📌 Cere demo + simulare de ROI
🔗 Vezi și articolul nostru despre ERP – baza integrării cu procurement
Cum te poate ajuta UP2DATE
La UP2DATE dezvoltăm sisteme de achiziții adaptate companiilor românești:
- Consultanță și analiză fluxuri
- Dezvoltare software 100% personalizat
- Interfețe simple pentru operatori non-tehnici
- Integrare cu sisteme existente (ERP, CRM, RPA)
- Training și suport post-implementare
